Gestión de usuarios para empresas: Altas, Bajas y Cambios

En el día a día de las empresas, especialmente cuando se inicia o termina una relación laboral, es común que recursos humanos o los jefes directos se encarguen de la alta y baja de personal. Pero, ¿realmente tienes un proceso claro y documentado para gestionar los accesos de los empleados?

Definir cómo se manejan las altas, los cambios de puesto y las bajas de usuarios es crucial para asegurar que tu infraestructura, aplicaciones y datos permanezcan seguros en todo momento. En este artículo te explicamos por qué es tan importante, cómo gestionarlo correctamente y qué riesgos puedes evitar con una buena política de gestión de usuarios.

¿Qué es la gestión de usuarios?

La gestión de usuarios consiste en mantener un control claro sobre quién tiene acceso a qué dentro de la empresa. Esto no solo incluye al personal actual, sino también a las personas que dejaron de ser parte de la organización. Gestionar correctamente los accesos de cada usuario asegura que solo las personas autorizadas puedan acceder a la información y los recursos de la empresa.

¿Por qué es importante la gestión de usuarios?

El riesgo de no llevar un control adecuado sobre los accesos es alto. Imagina que un empleado deja la empresa, pero su acceso a sistemas, correos o plataformas sigue activo. Esto abre una puerta peligrosa para que pueda eliminar, robar o modificar información importante.

Uno de los casos más comunes es que las empresas no desactivan las cuentas de correo o los accesos a plataformas corporativas de empleados que ya no trabajan allí, lo cual puede provocar:

➥Robo y pérdida de información: El clásico "esto lo hice yo, es mío".

➥Sabotaje: Modificar configuraciones que detengan tu operación.

➥Demandas y sanciones: Por incumplir con normativas de protección de datos y seguridad informática.

Además, si alguien que administra infraestructura o aplicaciones clave deja la empresa y no se le revocan los accesos correspondientes, la empresa pierde control de esos sistemas, lo que genera aún más riesgos.

¿Cómo puedes disminuir estos riesgos?

La clave para evitar estos problemas es tener procesos bien definidos y documentados para gestionar los accesos de usuarios. Aquí te compartimos algunos puntos clave para establecer un buen control en las altas, bajas y cambios de usuarios.

1. Alta de usuarios

Cuando un nuevo empleado ingresa a la empresa, es fundamental tener claro qué puesto ocupará, qué sistemas necesitará usar y qué información tendrá acceso. Cada área de la empresa debe saber qué tareas le corresponden, y el área de TI debe gestionar los accesos y privilegios correspondientes.

Por ejemplo:

-TI se encarga de crear una cuenta de correo, asignar acceso a la red y asegurar que el empleado tenga las herramientas necesarias.

-Recursos Humanos puede proporcionar un checklist con todos los accesos asignados y firmar con el colaborador, indicando que está al tanto de lo que puede o no hacer con esos accesos.

Este proceso de alta debe estar documentado y ser parte de un flujo de trabajo estándar, de modo que siempre sea claro qué permisos se deben otorgar en cada caso.

2. Cambios de puesto o responsabilidades

Cuando un empleado cambia de puesto o le asignan nuevas responsabilidades, es esencial actualizar sus accesos. Esto implica:

➥Eliminar permisos antiguos que ya no sean relevantes.
➥Asignar nuevos permisos basados en sus nuevas tareas.

Esto debe estar bien documentado para evitar que queden accesos desactualizados o innecesarios. Si no se realiza, el empleado podría tener acceso a información sensible que ya no corresponde a su puesto.

3. Baja de usuarios: Revoca los accesos de inmediato

¿Sabías que casi el 50% de los ex-empleados aún tienen acceso a datos confidenciales después de irse?

Con un proceso claro de baja de usuarios ya documentado, puedes tener una lista de todos los accesos de cada persona, asegurándote de que los administradores o responsables de TI eliminen todo acceso de manera efectiva.

Beneficios de una correcta gestión de usuarios

Contar con un proceso bien definido para gestionar las altas, cambios y bajas de usuarios no solo protege a la empresa de amenazas internas, sino que también:

➥Aumenta la seguridad: Solo las personas autorizadas tienen acceso a los sistemas.

➥Facilita las auditorías: Puedes rastrear qué acceso tiene cada empleado y qué cambios se han realizado.

➥Cumple con normativas: Muchas leyes exigen un control claro sobre el acceso a la información confidencial.

➥Evita riesgos innecesarios: Minimiza el daño causado por accesos no autorizados.

La gestión de usuarios es un elemento clave de la ciberseguridad en cualquier empresa. No se trata solo de crear cuentas o revocar accesos; es un proceso que debe ser claro, documentado y gestionado de forma efectiva. Con un proceso adecuado, puedes proteger a tu empresa de amenazas internas y garantizar que los colaboradores solo accedan a lo que realmente necesitan.

Si te preocupa que la información salga de la empresa, un sistema de Prevención de Pérdida de Datos (DLP) puede avisarte si un empleado está descargando volúmenes inusuales de archivos justo antes de su renuncia.

Recuerda: Prevenir es más barato que lamentar. Una correcta gestión de usuarios te ayudará a proteger los activos más valiosos de tu empresa, tu información y tu infraestructura tecnológica.

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