Los 5 beneficios de la documentación para tu empresa

 

En nuestras labores diarias, realizamos actividades de forma automática, quizá porque conocemos el proceso, así nos lo enseñaron o fue la mejor forma que encontramos para realizar dicha tarea.

Esto sucede principalmente en acciones que hemos dominado con el tiempo por la repetición. Pero, ¿Qué pasaría si tú o alguna otra persona deja de laborar repentinamente para la organización?, ¿Alguien más sabría cómo realizar las mismas actividades sin ayuda directa del principal responsable?

Si tu respuesta es no, o no lo sé, sin duda alguna en algún momento te enfrentarás con un problema asociado a esto, y créeme que es algo muy frecuente en las empresas, donde cada área trabaja de forma automática realizando sus tareas sin que estas estén plasmadas en algún documento. Esto también puede manifestarse en configuraciones de dispositivos, políticas, etc.

Esta situación ocasiona la dependencia total de uno o varios colaboradores quienes se guardan el conocimiento para sí; el problema viene cuando no se encuentran disponibles o se ausentan, ya que nadie sabrá cómo realizar tal o cual actividad, poniendo en riesgo la operación del negocio y al final podría traducirse en pérdidas económicas y eso, es lo que queremos evitar.

¿Por qué es importante la documentación?

Existen varios motivos por los que es importante documentar los procesos de tu empresa. 

En primer lugar, la documentación ayuda a reducir la dependencia de los empleados. Si un empleado deja la empresa, otro empleado podrá tomar su lugar sin tener que aprender todo el proceso desde cero. Esto es importante para mantener la continuidad del negocio.

En segundo lugar, la documentación ayuda a mejorar la eficiencia. Cuando los procesos están documentados, se pueden identificar las áreas de mejora. Por ejemplo, se puede determinar si hay pasos innecesarios o si se pueden automatizar algunas tareas.

En tercer lugar, la documentación ayuda a cumplir con las normativas. En algunos casos, es necesario documentar los procesos para cumplir con las normativas legales o de la industria.

Beneficios específicos de documentar los procesos

Los beneficios específicos de documentar los procesos de tu empresa incluyen:

➥Reduce los tiempos de respuesta en casos de fallas: Cuando los procesos o procedimientos están documentados, es más fácil identificar el problema y solucionarlo rápidamente.

➥Proporciona una visión general de la organización: La documentación ayuda a entender cómo funcionan las diferentes áreas de la empresa.

➥Ayuda a la estandarización de la empresa: La documentación ayuda a asegurar que todos los empleados sigan los mismos procesos.

➥Es de suma importancia en caso de incidencias: En caso de un incidente, la documentación puede ayudar a determinar la causa y las medidas correctivas.

➥Ayuda con el cumplimiento de normativas: La documentación puede ayudar a demostrar que la empresa cumple con las normativa aplicables, como las normativas de seguridad de la información.

 

Ahora bien, en materia de ciberseguridad, podemos encontrar como parte de la documentación el inventario de activos, las políticas de seguridad, así como el SGSI (sistema de gestión de seguridad de la información), cada uno lleva sus registros independientes, y forman parte de la base de la ciberseguridad.

En conclusión, la documentación es una inversión que vale la pena. Al documentar los procesos de tu empresa, estarás mejorando la eficiencia, la calidad y la seguridad de tu negocio.